Γραφείο 1 : Γραφείο πρωτοκόλλου, αρχείου & διοικητικής μέριμνας.

• Πρωτοκόλληση εισερχομένων-εξερχομένων εγγράφων, χαρακτηρισμός και διαβίβαση στο αρμόδιο Τμήμα.

• Αρχειοθέτηση διοικητικών εγγράφων σε φυσικό και ηλεκτρονικό αρχείο έργων.

• Εισαγωγή  δεδομένων στο πληροφοριακό σύστημα για τη διενέργεια διοικητικών πράξεων.

•Καταχώρηση και ανάρτηση αποφάσεων και εντολών πληρωμής των έργων στο διαδικτυακό τόπο του προγράμματος ΔΙΑΥΓΕΙΑ.

•Ανάρτηση αποφάσεων, συμβάσεων, δαπανών, τιμολογίων στο διαδικτυακό τόπο του προγράμματος Κεντρικού Ηλεκτρονικού Μητρώου Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΗΣ).

• Προώθηση θεμάτων γενικού ενδιαφέροντος.

• Καταχώρηση αδειών προσωπικού Γραμματείας.

• Συγκέντρωση εντύπων Διαχειριστικής Επάρκειας (Δελτία Παρακολούθησης, Δελτία Αλλαγών).

•Συμπλήρωση ερωτηματολογίων που ζητούνται από φορείς (π.χ. Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης).

Γραφείο 2  :Γραφείο γραμματειακής υποστήριξης Επιτροπής Ερευνών

• Σύνταξη ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων Επιτροπής Ερευνών και αποστολή συνοδευτικού υλικού στα μέλη της Επιτροπής.

• Συγγραφή και τήρηση πρακτικών Επιτροπής Ερευνών, ανάρτηση αποφάσεων.

• Έκδοση αποφάσεων για το αρχείο των έργων και διαβίβαση αποφάσεων Επιτροπής στους ενδιαφερόμενους.

• Μέριμνα-παρακολούθηση εκτέλεσης αποφάσεων της Επιτροπής.

• Τήρηση αρχείου αποφάσεων για σύνθεση Επιτροπής Ερευνών.

• Έκδοση και τήρηση αρχείου γενικών αποφάσεων.

• Διαβίβαση αποφάσεων σε αρμόδια όργανα Π.Κ. (Σύγκλητος και Πρυτανικό).

• Παρακολούθηση λήψης γνωμοδοτήσεων από Νομικούς Συμβούλους.

Γραφείο 3 : Γραφείο διασφάλισης ποιότητας

• Συγκέντρωση υλικού και διαμόρφωση-επικαιροποίηση Οδηγού Χρηματοδότησης και άλλων εσωτερικών κανονιστικών κειμένων.

• Υποστήριξη-συντονισμός ανάπτυξης Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

• Εισηγήσεις στην Επιτροπή για τυποποίηση εφαρμοζόμενων διαδικασιών και πρακτικών.

• Διαμόρφωση-επικαιροποίηση-επιμέλεια τυποποιημένων εντύπων διαδικασιών του ΕΛΚΕ.

• Ενημέρωση περιεχομένου ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ.

• Ανακοινώσεις-οδηγίες προς την πανεπιστημιακή κοινότητα για θέματα και διαδικασίες του ΕΛΚΕ.

• Οργάνωση ηλεκτρονικού χώρου και ενημέρωσή του με κείμενη νομοθεσία, εγκυκλίους, διοικητικές πράξεις, αποφάσεις κλπ.

•Προσδιορισμός των συνηθέστερων ερωτήσεων (FAQ’s) Επιστημονικών Υπευθύνων ή/και άλλων φορέων και πολιτών και η σύνταξη των τυποποιημένων απαντήσεων σε συνεννόηση με τους αρμόδιους (Πρόεδρος, Διεύθυνση, Προϊστάμενους Τμημάτων ή Νομικούς Συμβούλους).

Γραφείο 4 : Γραφείο προγραμματισμού και ανάπτυξης (help desk)

• Συλλογή και τήρηση αρχείου προσκλήσεων για υποβολή ιδρυματικών και λοιπών προτάσεων.

• Αναζήτηση νέων προσκλήσεων έργων και ενημέρωση (διάχυση πληροφορίας).

• Συντονισμός της διαδικασίας για την υποβολή προτάσεων.

• Υποστήριξη των ενδιαφερομένων (ΔΕΠ) κατά την υποβολή προτάσεων.

• Τεχνική και διοικητική υποστήριξη στη διαδικασία υποβολής προτάσεων.

• Παροχή πληροφοριών για την κοστολόγηση, τη σύνταξη προϋπολογισμού και τη συμβατότητα της πρότασης με τους κανόνες της πρόσκλησης.

• Επικοινωνία με τους εκάστοτε φορείς χρηματοδότησης.

• Καταγραφή υποβαλλόμενων προτάσεων και παρακολούθηση εξέλιξής τους.

• Συντονισμός της διαδικασίας για την επανα-υποβολή της πρότασης (μετά από παρατηρήσεις, αναμόρφωση προϋπολογισμού, κλπ.).

• Υποστήριξη της διεργασίας του προγραμματισμού των έργων.

• Δημιουργία ιστοσελίδας του ΕΛΚΕ και newsletter.

• Δημιουργία ερευνητικού προφίλ (ΔΕΠ, Ερευνητές, υποψήφιοι διδάκτορες, ερευνητικές υποδομές).

• Διοργάνωση ενημερωτικών και επιστημονικών ημερίδων, σεμιναρίων, δράσεων προβολής, σε συνεργασία με τον ΠΟΔΥ του ΕΛΚΕ.

Γραφείο 5 : Γραφείο διαχείρισης ιδρυματικών και συγχρηματοδοτούμενων έργων

• Λήψη των αποφάσεων έγκρισης των Ιδρυματικών έργων, από τους φορείς χρηματοδότησης και ενημέρωση των Επιστημονικών Υπευθύνων και των αρμοδίων οργάνων.

• Συμπλήρωση και αποστολή συμπληρωματικών εντύπων προς τους φορείς χρηματοδότησης.

• Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην σύνταξη των απαιτούμενων εντύπων για έγκριση από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού

• Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάση του Οδηγού Χρηματοδότησης.

• Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην παρακολούθηση του έργου (εκτός του φυσικού αντικειμένου).

• Τήρηση αρχείων και πινάκων για την παρακολούθηση στοιχείων των έργων.

• Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.

• Υποβολή μηνιαίων δελτίων δήλωσης δαπανών (ηλεκτρονική υποβολή στο ΟΠΣ) και εξαγωγή λογιστικών καταστάσεων.

• Αποστολή στους φορείς χρηματοδότησης αντιγράφων δείγματος παραστατικών δαπανών για διοικητική επαλήθευση.

• Υποβολή εξαμηνιαίων δελτίων παρακολούθησης προόδου πράξεων (συγκέντρωση στοιχείων φυσικού αντικειμένου από τους ΕΥ, εξαγωγή τιμών των δεικτών από το λογισμικό διαχείρισης έργων, συμπλήρωση στοιχείων οικονομικού αντικειμένου, ηλεκτρονική υποβολή στο ΟΠΣ).

• Επικοινωνία με τους φορείς χρηματοδότησης για παροχή διευκρινήσεων.

• Καταχώριση των συμβάσεων έργου στο λογισμικό διαχείρισης έργων.

• Παρακολούθηση των συμβάσεων ανάθεσης έργου (Προϋπολογισμός, χρονοδιάγραμμα).

• Παραλαβή και έλεγχος του φακέλου του διαγωνισμού από το Γραφείο Προμηθειών και καταχώριση των στοιχείων στο λογισμικό διαχείρισης έργων.

• Παρακολούθηση συμβάσεων (τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, υποχρεώσεων αναδόχων).

• Τήρηση Γενικού Αρχείου Έργου.

• Υποβολή αιτημάτων χρηματοδότησης.

• Υποστήριξη επιστημονικών υπευθύνων και εξωτερικών συνεργατών κατά την υλοποίηση των έργων (υποστήριξη ομάδας έργου, ενημέρωση αναδόχων σχετικά με διαδικασία πληρωμής).

• Σύνταξη αιτημάτων προς έγκριση από την ΕΔΕΛ για την υπογραφή συμβάσεων καθώς και την σύνθεση της ερευνητικής ομάδας.

• Σύνταξη αιτημάτων προς έγκριση από την ΕΔΕΛ αναφορικά με τη διαχείριση του έργου (π.χ. χρονική επέκταση, διαχειριστική παράταση κ.α.)

• Σύνταξη των παραστατικών που αφορούν τις αμοιβές του προσωπικού καθώς και των οδοιπορικών των συνεργατών των έργων.

• Ενημέρωση των ΕΥ για την οικονομική εξέλιξη των έργων.

Γραφείο 6 : Γραφείο ευρωπαϊκών έργων

• Υποστήριξη διοικητικών ενεργειών για την έγκριση του έργου.

• Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην σύνταξη των απαιτούμενων εντύπων για έγκριση του έργου από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού

• Τήρηση γενικού αρχείου έργου (εγκεκριμένη πρόταση και εγκεκριμένος Π/Υ, συμβάσεις, οδηγός διαχείρισης έργου κ.α.).

• Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάσει του Οδηγού Χρηματοδότησης καθώς και για τις ειδικότερες υποχρεώσεις τους βάσει του εκάστοτε Οδηγού Διαχείρισης.

• Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.

• Έλεγχος προόδου των έργων και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος.

• Εξυπηρέτηση των μελών της ομάδας έργου για θέματα των έργων.

Γραφείο 7 :  Γραφείο λοιπών έργων

• Υποστήριξη διοικητικών ενεργειών για την έγκριση του έργου.

• Παρακολούθηση των ειδικών απαιτήσεων βάσει ειδικών αποφάσεων (π.χ. για τα Αυτοχρηματοδοτούμενα Σύντομα Προγράμματα Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης).

• Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάσει του Οδηγού.

• Τήρηση Γενικού Αρχείου έργου (εγκεκριμένη πρόταση και εγκεκριμένος Π/Υ κ.α.).

• Σύνταξη αιτημάτων προς την Επιτροπή της ΕΔΕΛ για εγκρίσεις που αφορούν το έργο.

• Σύνταξη εντολών πληρωμής και υποστήριξη στην σύνταξη των λοιπών παραστατικών για έργα που χρηματοδοτούνται από ίδιους πόρους.

• Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.

• Έλεγχος οικονομικής προόδου των έργων και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος.

• Εξυπηρέτηση των μελών της ομάδας έργου για θέματα των έργων.

• Υποβολή οικονομικής αναφοράς του έργου ανά εξάμηνο

Γραφείο 8 : Γραφείο μεταφοράς τεχνογνωσίας

• Καταγραφή των δυνατοτήτων παροχής τεχνολογικών υπηρεσιών ή άλλων ερευνητικών προϊόντων του ΕΑΠ.

• Προβολή των δυνατοτήτων παροχής τεχνολογικών ή άλλων ερευνητικών προϊόντων του ΕΑΠ.

• Ανάπτυξη μηχανισμών Μεταφοράς Τεχνολογίας, αξιοποίησης ερευνητικών αποτελεσμάτων και διαχείριση-προστασία της βιομηχανικής και πνευματικής ιδιοκτησίας (πατέντες-εταιρίες spin off).

Γραφείο 9 : Γραφείο διαχείρισης ανθρώπινων πόρων

• Προσκλήσεις Ενδιαφέροντος για συμβάσεις προσωπικού (σύνταξη, δημοσίευση, παραλαβή και διαβίβαση αιτήσεων υποψηφίων).

• Έλεγχος διαδικασιών, δικαιολογητικών και τήρησης κανόνων δημοσιότητας κατά τη σύναψη συμβάσεων.

• Υποστήριξη διαδικασίας αξιολόγησης και έγκρισης από τα αρμόδια όργανα.

• Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.

• Καταχώρηση στο πληροφοριακό σύστημα, σύνταξη, υπογραφή, αποστολή συμβάσεων.

• Τήρηση αρχείου πρότυπων προσκλήσεων, πρακτικών αξιολόγησης, συμβάσεων.

• Έκδοση βεβαιώσεων.

• Έλεγχος γνησιότητας εγγράφων που κατατίθενται στον ΕΛΚΕ.

•Παρακολούθηση διασφάλισης ποιότητας (ISO) (βελτιστοποίηση/επικαιροποίηση διεργασιών, δημιουργία νέων διεργασιών) σχετικά με την ανάθεση έργου.

• Τήρηση-ενημέρωση μητρώου προσωπικού της Μονάδας του ΕΛΚΕ.

• Έλεγχος-αρχειοθέτηση φύλλων χρονοχρέωσης.

• Σύνταξη/ αποστολή διαβιβαστικών για δειγματοληπτικούς ελέγχους γνησιότητας δικαιολογητικών.

Γραφείο 10 : Γραφείο διοικητικής υποστήριξης προμηθειών και διαχείρισης ηλεκτρονικών συστημάτων

• Παραλαβή αιτημάτων προμήθειας αγαθών ή υπηρεσιών.

• Σύνταξη των προκηρύξεων προμηθειών/υπηρεσιών και υποστήριξη των διαδικασιών των διαγωνισμών.

• Σύνταξη και έλεγχος συμβάσεων προμηθειών.

• Ευθύνη για την ενημέρωση, ταξινόμηση και εφαρμογή του πλαισίου προμηθειών. Τήρηση αρχείου νομοθεσίας.

• Τήρηση αρχείου προτύπων διακηρύξεων στις διάφορες κατηγορίες έργων.

• Διαδικασίες προεγκρίσεων (προ-δημοπρασιακός και προ-συμβατικός έλεγχος).

• Τήρηση κανόνων δημοσιότητας.

• Μέριμνα για τη συγκρότηση και ενημέρωση των επιτροπών διενέργειας διαγωνισμών και επιτροπών παραλαβής.

• Διοικητική υποστήριξη διεξαγωγής διαγωνισμών, έγκρισης από τα αρμόδια όργανα και διαδικασίας συμβασιοποίησης.

• Διαχείριση εγγυητικών επιστολών.

• Τήρηση και παρακολούθηση αρχείου διαγωνισμών και συμβάσεων προμηθειών.

• Αναρτήσεις ηλεκτρονικής διακυβέρνησης και τήρηση του αντίστοιχου αρχείου.

• Διάθεση και παράδοση του εξοπλισμού με την ολοκλήρωση των έργων στη περιουσία του ΕΑΠ.

Παρακολούθηση-υποστήριξη προμηθειών που καλύπτουν τις λειτουργικές ανάγκες της Μονάδας του ΕΛΚΕ.

Γραφείο 11 : Γραφείο ταμειακής διαχείρισης

• Συγκέντρωση στοιχείων & διαμόρφωση ή τροποποίηση συνολικού προϋπολογισμού του ΕΛΚΕ.

• Περιοδική παρακολούθηση της εκτέλεσης προϋπολογισμού, η επισήμανση αστοχιών και η εισήγηση για την αντιμετώπισή τους.

• Συγκέντρωση στοιχείων, διαμόρφωση του ετήσιου προϋπολογισμού διάθεσης των περιουσιακών ταμειακών διαθεσίμων και παρακολούθησης των σχετικών εσωτερικών χρηματοδοτήσεων.

• Κατάρτιση του απολογισμού, του ισολογισμού και των αποτελεσμάτων χρήσης του ΕΛΚΕ.

• Τήρηση και παρακολούθηση μητρώου δεσμεύσεων.

• Σύνταξη και υποβολή οικονομικών καταστάσεων στο Γενικό Λογιστήριο του Κράτους, το Υπουργείο Παιδείας, τη Στατιστική Υπηρεσία και λοιπούς φορείς.

• Διεκπεραίωση συναλλαγών με Δ.Ο.Υ.

• Τήρηση μητρώου παγίων.

• Υπολογισμός και απόδοση φορολογικών υποχρεώσεων και ασφαλιστικών εισφορών.

• Παρακολούθηση φορολογικής, εργατικής και άλλης σχετικής νομοθεσίας.

• Αποστολή στοιχείων σε ελεγκτικούς φορείς.

• Έκδοση βεβαιώσεων αποδοχών.

• Αποστολή βεβαιώσεων παρακράτησης φόρου

Γραφείο 12 : Γραφείο εσόδων

• Λογιστικές εγγραφές

• Παρακολούθηση τραπεζικών λογαριασμών και καταγραφή των εσόδων.

• Έκδοση των απαιτούμενων παραστατικών εσόδων (γραμμάτια είσπραξης).

• Έλεγχος και διαχείριση μπλοκ αποδείξεων.

• Έκδοση τιμολογίων (παροχής υπηρεσιών, επιδότησης-επιχορήγησης).

•  Ενημέρωση συναλλασσόμενων (φορέων χρηματοδότησης).

• Παρακολούθηση συμβάσεων χρηματοδότησης και είσπραξης των εσόδων από τους φορείς χρηματοδότησης.

• Παρακολούθηση χορήγησης και επιστροφής ταμειακών διευκολύνσεων.

• Ενέργειες είσπραξης αυτοτελών εσόδων (από ελευθέριο επάγγελμα και επιχειρηματική δραστηριότητα ακαδημαϊκού προσωπικού).

• Παρακολούθηση τραπεζικών λογαριασμών και καταγραφή εξόδων.

• Συγκέντρωση και αρχειοθέτηση των ενταλμάτων πληρωμής μετά το κλείσιμο κάθε χρήσης.

• Λογιστικές Εγγραφές για χρέωση τραπεζικών εξόδων και λοιπών τραπεζικών προμηθειών.

Γραφείο 13 : Γραφείο λογιστικής διαχείρισης και πληρωμών

• Λογιστικές εγγραφές.

• Έκδοση χρηματικών ενταλμάτων.

• Υπολογισμός και έλεγχος μισθοδοσίας και κρατήσεων ανά κατηγορία προσωπικού.

• Σύνταξη, έλεγχος και αποστολή ηλεκτρονικών αρχείων μισθοδοτούμενων στην Ενιαία Αρχή Πληρωμής.

• Εκκαθάριση δαπανών και ταμειακή διαχείριση.

• Διεκπεραίωση τραπεζικών συναλλαγών.

• Διεκπεραίωση συναλλαγών με Δ.Ο.Υ.

• Διαχείριση πληρωμών

• Ενημέρωση συναλλασσόμενων (προμηθευτές-τρίτοι).

• Λογιστικές Εγγραφές για χρέωση τραπεζικών εξόδων και λοιπών τραπεζικών προμηθειών.

• Καταχώριση στο πληροφοριακό σύστημα όλων των στοιχείων και υποχρεώσεων που αφορούν κάθε έργο.