Το Τμήμα Διαχείρισης Έργων, σύμφωνα με το Εγχειρίδιο Τεκμηρίωσης του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, υλοποιεί τις διεργασίες της Διαχείρισης και της Παρακολούθησης της υλοποίησης του Φυσικού και Οικονομικού Αντικειμένου των Ιδρυματικών και Λοιπών Έργων.

 Διαχείριση Ιδρυματικών και Λοιπών Συγχρηματοδοτούμενων Έργων.

  • Λήψη των αποφάσεων έγκρισης των Ιδρυματικών έργων, από τους φορείς χρηματοδότησης και ενημέρωση των Επιστημονικών Υπευθύνων και των αρμοδίων οργάνων.
  • Συμπλήρωση και αποστολή συμπληρωματικών εντύπων προς τους φορείς χρηματοδότησης.
  • Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην σύνταξη των απαιτούμενων εντύπων για έγκριση από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού (π.χ. Έντυπο: Ε32.2_Καρτέλα Έργου, Έντυπο: Ε130.12_Συγκρότηση Ερευνητικής Ομάδας)
  • Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάση του Οδηγού Χρηματοδότησης.
  • Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην:
    • Σύνταξη των Σχεδίων Υλοποίησης με ίδια μέσα.
    • Παρακολούθηση του οικονομικού αντικειμένου (ανά έργο, υποέργο & πακέτο εργασίας).
    • Παρακολούθηση, καταγραφή και καταχώριση των δεικτών και των διακριτών.
    • Συλλογή στοιχείων που αφορούν στους επωφελούμενους.
    • Παρακολούθηση των χρονοδιαγραμμάτων.
    • Υποβολή τροποποιήσεων των ΤΔΠ, ΤΔΥ (εισηγήσεις, έγγραφα, καταχώριση & υποβολή ΤΔΠΠ, ΤΔΠ, ΤΔΥ, αλληλογραφία με φορείς χρηματοδότησης)
  • Τήρηση αρχείων και πινάκων για την παρακολούθηση στοιχείων των έργων.
  • Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.
  • Υποβολή μηνιαίων δελτίων δήλωσης δαπανών (ηλεκτρονική υποβολή στο ΟΠΣ) και εξαγωγή λογιστικών καταστάσεων.
  • Αποστολή στους φορείς χρηματοδότησης αντιγράφων δείγματος παραστατικών δαπανών για διοικητική επαλήθευση.
  • Υποβολή εξαμηνιαίων δελτίων παρακολούθησης προόδου πράξεων (συγκέντρωση στοιχείων φυσικού αντικειμένου από τους ΕΥ, εξαγωγή τιμών των δεικτών από το λογισμικό διαχείρισης έργων, συμπλήρωση στοιχείων οικονομικού αντικειμένου, ηλεκτρονική υποβολή στο ΟΠΣ).
  • Επικοινωνία με τους φορείς χρηματοδότησης για παροχή διευκρινήσεων.
  • Καταχώριση των συμβάσεων έργου στο λογισμικό διαχείρισης έργων.
  • Παρακολούθηση των συμβάσεων ανάθεσης έργου (Προϋπολογισμός, χρονοδιάγραμμα).
  • Σύνταξη συμβάσεων παροχής υπηρεσιών.
  • Υποστήριξη Ε.Υ. στην σύνταξη των Τεχνικών Προδιαγραφών Διακηρύξεων.
  • Παραλαβή και έλεγχος του φακέλου του διαγωνισμού από το Γραφείο Προμηθειών και καταχώριση των στοιχείων στο λογισμικό διαχείρισης έργων.
  • Παρακολούθηση συμβάσεων (τήρηση χρονοδιαγραμμάτων, υποχρεώσεων αναδόχων).
  • Τήρηση Γενικού Αρχείου Έργου.
  • Υποβολή αιτημάτων χρηματοδότησης.
  • Υποστήριξη επιστημονικών υπευθύνων και εξωτερικών συνεργατών κατά την υλοποίηση των έργων (υποστήριξη ομάδας έργου, ενημέρωση αναδόχων σχετικά με διαδικασία πληρωμής).

Τα ανωτέρω ενδέχεται να τροποποιούνται βάσει των οδηγιών του εκάστοτε Φορέα Χρηματοδότησης.

 

Ευρωπαϊκά Έργα (FP7, Horizon2020, Erasmus+, κ.α.)

  • Υποστήριξη διοικητικών ενεργειών για την έγκριση του έργου.
  • Υποστήριξη των Επιστημονικών Υπευθύνων στην σύνταξη των απαιτούμενων εντύπων για έγκριση του έργου από την Επιτροπή Διαχείρισης Ειδικού Λογαριασμού
  • Τήρηση γενικού αρχείου έργου (εγκεκριμένη πρόταση και εγκεκριμένος π/υ, συμβάσεις, οδηγός διαχείρισης έργου κ.α.).
  • Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάση του Οδηγού Χρηματοδότησης καθώς και για τις ειδικότερες υποχρεώσεις τους βάσει του εκάστοτε Οδηγού Διαχείρισης.
  • Σύνταξη συμβάσεων ανάθεσης έργου και παροχής υπηρεσιών.
  • Επικαιροποίηση στοιχείων και υποστήριξη των έργων μέσα από την ηλεκτρονική πλατφόρμα της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ECAS).
  • Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.
  • Έλεγχος προόδου των έργων και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος.
  • Σύνταξη και υποβολή οικονομικών εκθέσεων.
  • Εξυπηρέτηση των μελών της ομάδας έργου για θέματα των έργων.
  • Συνεργασία με Νομική Υπηρεσία για σύνταξη σχεδίων συμβάσεων στην περίπτωση που το ΕΑΠ είναι συντονιστής φορέας.
  • Παρακολούθηση οικονομικού αντικειμένου και υποβολή εκθέσεων των εταίρων στην περίπτωση του συντονισμού στην περίπτωση που το ΕΑΠ είναι συντονιστής φορέας.

 

Λοιπά έργα (Ίδιοι πόροι, αυτοχρηματοδοτούμενα, ιδιωτικοί φορείς, μελέτες).

  • Υποστήριξη διοικητικών ενεργειών για την έγκριση του έργου.
  • Παρακολούθηση των ειδικών απαιτήσεων βάση ειδικών αποφάσεων (π.χ. για τα Αυτοχρηματοδοτούμενα Προγράμματα Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης).
  • Ενημέρωση των Ε.Υ. για τις διαδικασίες, τους κανόνες και τα παραστατικά των δαπανών βάσει του Οδηγού.
  • Τήρηση Γενικού Αρχείου έργου (εγκεκριμένη πρόταση και εγκεκριμένος Π/Υ κ.α.).
  • Έκδοση εντολών πληρωμής και υποστήριξη στην σύνταξη των λοιπών παραστατικών για έργα που χρηματοδοτούνται από ίδιους πόρους).
  • Έλεγχος εισερχομένων Εντολών Πληρωμής ως προς την επιλεξιμότητα της δαπάνης καθώς και την πληρότητα και ορθότητα των δικαιολογητικών.
  • Σύνταξη συμβάσεων ανάθεσης έργου και παροχής υπηρεσιών.
  • Έλεγχος προόδου των έργων και παρακολούθηση χρονοδιαγράμματος.
  • Εξυπηρέτηση των μελών της ομάδας έργου για θέματα των έργων.

 

Δείτε επίσης: