Οι εργασίες της Διοικητικής Υποστήριξης του Τμήματος περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Παραλαβή και πρωτοκόλληση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων.
- Παραλαβή, πρωτοκόλληση και πρωτογενής έλεγχος εισερχόμενων εντολών πληρωμής και των συνημμένων παραστατικών.
- Τήρηση αρχείου (αποφάσεων της Δ.Ε. και της ΕΔΕΛ, αρχείου χρηματικών ενταλμάτων, αρχείο λογιστηρίου, συμβάσεων).
- Καταχώριση και ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ των εντολών πληρωμής όλων των έργων.
- Ανάρτηση στη ΔΙΑΥΓΕΙΑ των αποφάσεων της ΕΔΕΛ (εγκρίσεις έργων, στοιχεία συμβάσεων ανάθεσης έργου και παροχής υπηρεσιών, κατακυρώσεις διαγωνισμών) και ενημέρωση των ενδιαφερομένων.
- Ανάρτηση στο Κεντρικό Ηλεκτρονικό Μητρώο Δημοσίων Συμβάσεων (ΚΗΜΔΣ) εγκεκριμένων συμβάσεων παροχής υπηρεσιών και των αντίστοιχων δαπανών τους.
- Έκδοση οδοιπορικών για τα μέλη της Διοικούσας Επιτροπής του ΕΑΠ και για το διοικητικό προσωπικό του ΕΑΠ.
- Υποστήριξη των μελών ΔΕΠ:
- Υποστήριξη στη σύνταξη των Global Timesheet των Μελών ΔΕΠ του ΕΑΠ.
- Έλεγχος ορίων αμοιβών Μελών ΔΕΠ σε μηνιαία βάση.
- Τήρηση αρχείου εισερχομένων φωτοαντιγράφων για εξαγωγή δείγματος.
- Έλεγχος γνησιότητας εγγράφων.
- Σύνταξη βεβαιώσεων προϋπηρεσίας.
- Συγκέντρωση εντύπων Διαχειριστικής Επάρκειας (Δελτία Παρακολούθησης, Δελτία Αλλαγών).
- Συλλογή εισηγήσεων Συνεδριάσεων της Επιτροπής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού.
- Καταγραφή αποφάσεων της Επιτροπής Διαχείρισης του Ειδικού Λογαριασμού.
- Ενημέρωση ενδιαφερομένων.
- Προώθηση αποφάσεων για ανάρτηση στην Διαύγεια.
- Προώθηση αποφάσεων για ανάρτηση στο ΚΗΔΜΗΣ.
- Έκδοση αποσπασμάτων ή αντιγράφων των πρακτικών με τις αντίστοιχες αποφάσεις του Οργάνου και τις σχετικές κοινοποιήσεις, προς τα αρμόδια όργανα ή τις υπηρεσίες του Ιδρύματος για την ενημέρωση ή εκτέλεση τους.
- Επικύρωση των πρακτικών των ως άνω συνεδριάσεων.
Δείτε επίσης: